第６章 仕事英語を身につける １ 【7/8】
情報を確実に相手に伝える手段
状況設定（続き）
■ Central CorporationのSam Robinsonさんは、昨日マルボシ商
事の鈴木浩二さん宛てにメールを送り、この状況を伝えるととも
に、当初の計画通り3,000本をオーダーするよう要請した。また、
もし応じられない場合は、販売価格を現行より20％上げざるを得
ない旨も伝えた。
■ 鈴木浩二さんはこれを受け、Sam Robinsonさんに以下を伝える
よう、上司からの指示を受けた。
○ まず何の相談や説明もなく、オーダー数量を変更したことに対
しお詫びをし、不信感を取り払う。
○ 家電量販会社との契約締結の状況を伝え、時期は多少ずれ
るものの、計画通り3,000本発注することに変わりはない旨を
伝える。
○ 製品の価格を変更しないよう、要請する。
少々厄介な事態になってしまっていますが、こういったことが起こるのは、国内外を問わず、それ程珍しいことではありません。問題の原因はちょっとしたコミュニケーション不足です。マルボシ商事は2,000本の注文を出す前に、Centerline Corporationに家電量販店との契約締結状況を説明し、3,000本のオーダーを分納にしてもらう（先行で2,000本、その後1,000本）ことを交渉し、了承してもらえばよかっただけのことです。Centerline Corporationも日本市場での販売網を持っておらず、マルボシ商事のサポートがなければ製品を販売できない訳ですから、事前にちゃんと話をしておけば、問題なかったはずです。
お互いを理解できていない海外の企業や人との間でこうした問題が生じると、潜在的に存在する不信感や警戒感が刺激され、非常に大きな問題に発展してしまうことが多々あります。マルボシ商事は、すぐにこの問題を解決するための手を打たなければなりません。ですからこれから鈴木浩二さんがCenterline CorporationのSam Robisonさんに対してとるアクションは大変重要になる訳です。もしあなたが鈴木さんだったら、どのように伝える情報を構成しますか？
（マルボシ商事からCenterline Corporationへの返答例）
Hello Robinson-san,
Thank you for providing your inputs and status on our ETB
Clean purchase order.
We at Maruboshi would like to apologize for creating confusions
by changing the order quantities without consulting with you on
this matter beforehand. We also would like to inform you
that we are still planning to order 3,000 units of ETB Clean as
agreed before. We will send you a purchase order of the rest of
1,000 units as soon as we are can. We expect to do so in a few
weeks at the latest.
（→ まず、起きてしまった問題はこちらが意図したものではなく、
マルボシ商事としてはCenterline Corporationと合意した計画通り
物事を進めたい意思があることを伝え、先方が抱いている不信を
取り除くようにしています。）
Here is why we placed an order of 2,000 units instead of 3,000
as we originally agreed.
（→ 次の段落で何について説明するかをまず伝え、受け取る側
が情報を整理しやすいようにします。）
Out of three electric outlet franchises we are working to reach
distribution agreements with, we were able to close the deal
with two of them so far. It is taking a bit longer than we expected
to reach an agreement with the third one. (We expect to close
the deal with this franchise in a week or so.) We had to send
you an order of 2,000 units in advance so that these franchises
can start making their plans for selling your product. We didn’t
ask for 3,000 units because we do not have any space to keep
extra 1,000 units in our office at Maruboshi.
（→ マルボシ商事がとったアクションが、論理的に理解できるよう
に簡潔に説明します。）
We do realize that we should have discussed above
arrangements with you before taking actions. We apologize for
confusions that caused you. We promise that we will do a
much better job in communicating with you from now on.
Having said above, we would like to ask that you keep the price
as we agreed before. Please let me know your
thoughts/decision on this topic.
（→ もう一度今回の問題の非はマルボシ商事にあることを認める
と同時に、製品単価を上げないように依頼します。）
If you have any questions or need clarification, please let me
know. Thank you for your support and understanding on this
matter.
Best regards,
Koji Suzuki
